Konferencer er mere end bare lokalerne

En konference kan være rigtig mange ting, men én ting er sikkert, og det er, at det gerne skal være mere end bare de lokaler, det afholdes i. Derfor er det også enormt vigtigt, at disse bare er i orden, så I som afholdere af konferencen kan fokusere på det faglige og indholdet i stedet for så meget andet.

 

Kig for eksempel på kysthotellet.dk, hvor der er mulighed for både konference men også efterfølgende overnatning. Det er bare én af de ting, som spiller en stor rolle i det praktiske setup omkring en konference. For når den afholdes sådan et sted, så behøver gæsterne ikke spekulere på, hvor de ellers skal finde overnatning.

 

Er det for eksempel planlagt, at konferencen i år skal holdes omkring Aarhus og Randers, mangler folk fra Sjælland helt sikkert overnatningsmuligheder, hvis jeres konference strækker sig over flere dage. Desuden giver det bare et bedre sammenhold og en anden slags konference, når det er med overnatning.

Lad dem stå for det praktiske

Når I har fundet det rette sted og de rette konferencelokaler, så lad selve centeret eller hotellet stå for det praktiske. Det betyder ikke, at I som virksomhed eller organisation selv ikke skal deltage i planlægningen, men en stor del bør være op til dem.

 

Gør det klart allerede inden aftalen indgås, at I gerne ser, at I kan fokus på det faglige, og så kan selve centeret have fokus på det praktiske som værelsesfordeling, frokost og eventuelt lyd og lys også. På den måde sikrer I, at det hele kører, som det skal, og at alle har fokus på dét, de er bedst til.

 

Den klare opgavefordeling gør det også nemmere for alle at navigere rundt. For eksempel vil deltagerne vide, hvem de skal gå til med spørgsmål eller problemer, når der sådan en klar rollefordeling. Eksempelvis hvis værelset ikke er i orden, eller de gerne vil have en anden type sandwich på grund af allergi eller andet, så går de til hotellet, og faglige spørgsmål kan I så tage jer af.

Find det bedste konferencecenter

 

Hvordan finder I så det bedste center til jeres konference? I finder frem til, hvad I har behov for og derefter går I i gang med at researche, hvilke hoteller og konferencecentre, der kan klare disse opgaver. Hvis I for eksempel er mange mennesker, der skal deltage, skal det være et sted, der har kapacitet til det.

 

Eller hvis konferencen strækker sig over mange dage, skal der være overnatningsmuligheder, morgenmad og så videre. I den forbindelse kan det også være, at I gerne vil afholde en stor fest, og så skal der også være kapacitet både i personale og køkken til det.

 

Derudover kan budgettet også spille ind. Ofte kan man godt bruge lidt flere penge på en konference, så alle går der fra med en god oplevelse, både af mad, det faglige og selve lokationen. Men er der ikke budget til det, så må I finde frem til det næstbedste og få det bedste ud af det.